Ainda que pareça uma tarefa simples, é essencial que todo o processo de recebimento de encomendas de um condomínio esteja muito bem alinhado e organizado, garantindo que tudo seja entregue em segurança e corretamente para todos os moradores.
Seja um condomínio comercial ou residencial, a construção da operação é muito similar e envolve o mesmo passo a passo e garantias.
Pensando em todo o processo de gestão de encomendas, separamos algumas dicas de protocolos para garantir uma maior segurança e organização na hora do recebimento e entrega da encomenda.
Condomínio Residencial
Defina um responsável
É importante que você tenha definido um responsável para receber as encomendas, zelador, porteiro ou até mesmo tenha uma pessoa dedicada para tal função. Após a definição dos responsáveis, defina os horários que eles estarão disponíveis para o recebimento e os horários que o morador pode fazer a retirada.
Mantenha registros
É importante ter um livro de registro que tenha todas as informações de entrada e saída de encomendas. O livro deve conter data, horário de entrada, coloque o número do apartamento e no final deixe espaço para a assinatura de recebimento da entrega, com data e horário também da retirada.
Separe a encomenda e avise os moradores
Uma boa dica é etiquetar as encomendas e colocar o número no livro de registros, assim fica tudo realmente registrado e organizado. Isso funciona para quando o porteiro ou o zelador revezam na entrega da encomenda para o morador, isso garante que a encomenda será entregue ao destinatário correto.
Mantenha o dono da encomenda notificado e certifique-se que ele vá retirar o mais rápido possível. Uma boa prática, é utilizar um número específico do condomínio para tal, assim fica mais fácil de manter a comunicação com os moradores.
Mantenha em segurança
Se possível, separe uma sala para guardar todas as encomendas que ninguém mais tenha acesso, certifique-se que terá sempre alguém para entregas as encomendas ou separe momentos específicos do dia para a retirada, por exemplo das 10h às 12h.
Recomendamos sempre que não deixe na guarita ou as encomendas expostas por segurança.
Monitore a área de entregas
Tenha uma câmera de monitoramento nas áreas onde a encomenda é entregue e retirada, assim você garante a segurança de quem está recebendo e de quem está retirando.
O monitoramento aliado ao livro de registros, é um grande aliado da segurança do colaborador e até mesmo do morador.
Compartilhe sempre as informações
Compartilhe com os condôminos as informações do livro de registro, para que não haja suspeitas quanto ao método e mantenha sempre o controle de quem está retirando e quais encomendas seguem na salinha.
Condomínios Comerciais
Crie filas específicas
O maior desafio dos condomínios comerciais é a conciliação das filas de registro com a fila de entregadores, ainda mais quando está no horário do almoço. Todo esse boom tem a tendência de acontecer sempre no mesmo horário na recepção.
Nossa primeira dica para condomínios comerciais é criar filas específicas para os entregadores, um espaço para que eles consigam deixar as entregas, registrar para qual empresa é a entrega e ir embora. Assim o entregador pode fazer a entrega mais rápida e ir embora.
Mensageria
Ao ter uma fila dedicada para o recebimento de encomendas, é essencial que também se tenha uma pessoa para atender esse público.
O colaborador dedicado a essa função, não precisa estar sempre focado à fila, mas é imprescindível estar atento ao que está chegando e fazer o atendimento de forma rápida, não permitindo que o entregador leve embora a encomenda.
Mantenha tudo documentado
Essa é a parte mais importante, anote tudo o que entra e sai da área de encomendas. Tenha um caderno ou até uma planilha, com a data e horário de entrada, anote o telefone, nome e RG do entregador, na hora da retirada.
Coloque o horário e a data da retirada, anote também o nome da pessoa que retirou e se possível peça RG ou uma assinatura para uma maior garantia de segurança.
Baixe aqui uma ferramenta para controle das entregas.
Monitore a área de entregas
O monitoramento da área somado com as anotações, garantem a comprovação de quem fez a entrega e/ou retirada de alguma encomenda. Assim caso algo tenha acontecido com a entrega ou o usuário queira saber quem fez a retirada da encomenda, tudo estará registrado para a segurança do condomínio e do colaborador.
Tenha um local de guarda
Condomínios comerciais tem um fluxo de pessoas muito intenso, a exposição das encomendas é algo arriscado. Tenha um local que apenas os colaboradores tenham acesso ou até mesmo um local em que as pessoas não consigam ver as entregas, assim a entrega fica menos exposta.
Essas são as nossas dicas de como otimizar o processo de gestão e guarda de encomendas para quem ainda não possui nossos armários inteligentes.
Ficaram curiosos para saber como é ter uma, confira aqui.
